A automação de processos empresariais é uma prática recomendada, especialmente, para empresas que lidam com muitas atividades repetitivas e que demandam um alto volume de tempo da equipe.
Para se ter ideia, de acordo com relatórios disponíveis no mercado, os profissionais do conhecimento passam cerca de 60% do tempo lidando com atividades como procurar arquivos, buscar aprovações, cobrar colegas e responder mensagens, ao invés de focar nas atividades principais para a qual foram contratados. Em outros números: são quase 5 horas por dia lidando apenas com processos que poderiam ser automatizados.
Se você se identificou e entende que o tempo da sua equipe poderia ser melhor aproveitado, continue na leitura e saiba por onde começar a automatizar os processos empresariais.
O diagnóstico: por onde começar a automação de processos?
Antes mesmo de pesquisar ferramentas para realizar a automação dos processos empresariais, é necessário entender o cenário atual da sua organização, por meio de um diagnóstico.
Em outras palavras: o diagnóstico contribui para evitar que você automatize a bagunça e construa um fluxo de automação que não condiz com a realidade dos processos da empresa. Para realizar esse diagnóstico, siga um passo a passo simples:
Mapeamento
O primeiro passo é identificar os gargalos. Imagine um cenário onde dois setores trabalham juntos: o PCP precisa passar uma relação de peças que estão em falta no estoque para que o Compras possa solicitar a compra. A lista foi feita, mas nunca foi entregue ao Compras, devido a um erro ou esquecimento.
Isso gera atraso em ambos os setores, certo? Se o processo fosse automatizado, assim que a atividade fosse marcada como “Pronto”, o próximo na ordem já receberia a listagem.
Padronização
Como falamos, não adianta automatizar a bagunça. É preciso ter padrões e, principalmente, que todos os sigam. Se no seu mapeamento você descobriu que o PCP envia a lista de peças por WhatsApp, por e-mail ou, às vezes, anota em um bloco de notas, a automação não vai funcionar. Afinal, a tecnologia precisa de dados claros para agir.
Escolha da Tecnologia
Com a casa organizada, chega a hora de escolher a ferramenta que vai dar vida à sua automação. E aqui está o grande segredo: a tecnologia deve se adaptar ao seu negócio, e não o contrário. De nada adianta contratar um sistema engessado que exige que a sua equipe mude toda a rotina só para conseguir usar o software.
É por isso que plataformas flexíveis e visuais, como a monday.com, se destacam. Em vez de telas complexas cheias de códigos, você cria um ecossistema onde a automação é intuitiva. Lembra do exemplo do PCP e do Compras? Na monday.com, você configura isso em dois cliques: “Quando o status mudar para ‘Peças em Falta’, envie uma notificação para o setor de Compras e crie uma tarefa no quadro deles”. É a tecnologia trabalhando para as pessoas, eliminando o esquecimento e garantindo que o trabalho flua sem atritos.
Centralizando tudo: por que a monday.com é a plataforma ideal?
Com o diagnóstico feito e os processos padronizados, a escolha da ferramenta certa define se a automação vai de fato acontecer ou vai ficar parada em um manual que ninguém usa. A monday.com se posiciona hoje não apenas como uma ferramenta de gestão de projetos, mas como uma plataforma de trabalho com IA integrada, desenhada para que qualquer equipe, independentemente de conhecimento técnico, consiga automatizar seus fluxos de ponta a ponta.
A estratégia de IA da monday.com está estruturada em três pilares: blocos de IA, power-ups de produto e força de trabalho digital. Os blocos de IA são ferramentas customizáveis que se encaixam nos fluxos de trabalho já existentes, sem exigir programação. Os power-ups integram funcionalidades de IA diretamente nos produtos da plataforma, cobrindo desde automação de dados de CRM até gerenciamento preditivo de riscos e resolução de tickets em tempo real.
Na prática, isso se traduz em automações que eliminam o trabalho manual do dia a dia. Veja os principais exemplos:
- Mudança de status com ação encadeada: quando um item muda de “Em andamento” para “Concluído”, a plataforma notifica automaticamente o responsável pela próxima etapa e cria a tarefa correspondente no quadro do setor seguinte;
- Prazos inteligentes: ao se aproximar a data de vencimento de uma tarefa sem que ela tenha sido concluída, a monday.com envia um alerta ao responsável e ao gestor, sem que ninguém precise lembrar manualmente;
- Criação automática de itens: ao receber um formulário preenchido por um cliente ou colaborador, um novo item é criado no quadro correto com todos os dados já organizados nos campos certos;
- Fluxos de aprovação: uma solicitação de compra, contratação ou publicação pode percorrer toda a cadeia de aprovação dentro da plataforma, com cada aprovador sendo notificado na sua vez e o histórico registrado automaticamente;
- Integrações com ferramentas externas: a monday.com pode se conectar a plataformas externas, transformando a conta em uma central de trabalho que consolida informações de diferentes sistemas sem precisar de código.
A ponte para o sucesso: por que contar com a Nortrez?
Contratar a monday.com é o primeiro passo. Mas há uma diferença significativa entre ter acesso à plataforma e extrair dela o potencial que justifica o investimento.
A maioria das empresas que adquire a ferramenta por conta própria passa semanas tentando entender como estruturar os quadros, onde criar as automações e como conectar os fluxos entre setores. O resultado costuma ser o mesmo: a plataforma acaba sendo usada como uma lista de tarefas glorificada, sem nenhuma automação de fato configurada. O problema não é a ferramenta: é a ausência de método.
É aqui que a Nortrez atua. Como parceira oficial da monday.com no Brasil, a empresa nós não vendemos apenas a licença: conduzimos todo o processo de implantação, começando exatamente pelas etapas de mapeamento e padronização que descrevemos anteriormente. Isso significa sentar com as equipes, entender como os processos realmente funcionam (e não como estão no papel) e construir a estrutura da plataforma a partir dessa realidade.
O trabalho inclui:
- Identificar quais processos têm maior potencial de automação e por onde começar;
- Definir os padrões operacionais que precisam existir antes de qualquer automação ser configurada;
- Estruturar os quadros, colunas e fluxos de forma que façam sentido para o negócio;
- Configurar as automações nativas e, quando necessário, as integrações com outros sistemas já em uso;
- Treinar as equipes para que a adoção aconteça de verdade, não só durante o projeto.
Quem precisa escalar a operação sem aumentar headcount encontra nessa abordagem um caminho mais direto do que tentar descobrir sozinho o que a ferramenta pode fazer. Se quiser entender como esse processo funciona na prática, leia o artigo:
Conclusão: automação de processos empresariais exige método e o parceiro certo
Automatizar processos empresariais não é uma questão de tecnologia. É uma questão de clareza operacional. Sem diagnóstico, sem padronização e sem uma implantação conduzida com método, a ferramenta mais sofisticada do mercado vira mais um sistema subutilizado.
O caminho começa no mapeamento dos gargalos reais, passa pela padronização dos fluxos e chega à escolha e configuração de uma plataforma que se adapte ao negócio. A monday.com oferece a estrutura. A Nortrez oferece o método para colocá-la para funcionar.
Fale com a Nortrez e descubra como estruturar a automação de processos na sua empresa sem partir do zero.
Perguntas frequentes sobre automação de processos nas empresas
- O que é automação de processos nas empresas?
É a substituição de tarefas manuais e repetitivas por fluxos de trabalho executados automaticamente por uma plataforma ou sistema. O objetivo é reduzir erros, eliminar retrabalho e liberar a equipe para atividades de maior valor.
- Por onde uma empresa deve começar a automatizar?
Pelo diagnóstico. Antes de configurar qualquer automação, é preciso mapear os processos existentes, identificar os gargalos e padronizar os fluxos. Automatizar um processo desorganizado só acelera os problemas.
- Por que não consigo extrair o potencial da monday.com sozinho?
Porque configurar automações eficientes exige entender tanto a ferramenta quanto os processos da empresa. Sem esse cruzamento, a plataforma fica subutilizada. A Nortrez realiza esse trabalho de implantação do início ao fim, garantindo que a ferramenta reflita a realidade operacional do cliente.
- O que a Nortrez faz além de vender a licença da monday.com?
A Nortrez conduz o mapeamento de processos, a padronização operacional, a configuração da plataforma, a criação das automações e o treinamento das equipes. O objetivo é garantir adoção real e resultado mensurável, não apenas a ativação da ferramenta.
